I. Diagrama de Flujo
Son representaciones gráficas que emplean elementos geométricos para representar secuencias de un proceso, de igual modo permiten describir la secuencia y su interacción de las distintas etapas de un procedimiento. En otras palabras, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. De acuerdo con Cejas, G. (1997) "es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica" (p. 54). Por lo tanto, según su formato o propósito puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, entre otros.Por su parte, Chiavenato, I. Año (2003), lo define como "una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución" (p. 131); convirtiéndose así es una representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Con respecto a su importancia, resulta relevante debido a que ayuda a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este; aunado a esto Gómez, F. (1995), indica que "son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema" (p. 54), lo que ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas así como analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
En este sentido, Cejas, G. (1997) los beneficios de este tipo de diagrama: (1) Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. (2) Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos. (3) De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. (p. 61)
De allí, se concluye que son sintético porque los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos; son simbólicos, dado que evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación; y son visibles a un sistema porque pueden ser comparados, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
Por otro lado, Pleguezuelos, C. (1999), establece que los beneficios principales del Flujograma son:
(1) Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. (2) Define los límites de un proceso. (2) Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles. (3) Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación. (4) Constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo. (5) Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia. (6) Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.
De allí, se puede inferir que las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales. La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas.
Pasos para la Elaboración de un Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico. Cabe destacar que para la construcción de dicho diagrama se debe conocer su simbología básica:Cuadro Nº 1. Simbolización del Diagrama de Flujo
Óvalo o Elipse: Inicio y Final (Abre y cierra el diagrama).
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).
Fuente: Cejas, G. (1997)
De allí, se enumeran a continuación los pasos para la elaboración de un diagrama de flujo:
1. Determinar el proceso a diagramar.
2. Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
3. Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
4. Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
5. Revisar el diagrama de flujo del proceso.
II. Diagrama de Proceso
Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. De allí, Gómez, F. (1995), dice que "con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones". (p. 09)Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. Las siguientes definiciones en el cuadro Nº 2, cubren el significado de estas clasificaciones en la mayoría de las condiciones encontradas en los trabajos de diagramado de procesos. Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones de taller o en máquinas, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.
Señala la entrada de todos los componentes y subconjuntos al ensamble con el conjunto principal. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.
Antes de que se pueda mejorar un diseño se deben examinar primero los dibujos que indican el diseño actual del producto. Análogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso de manufactura conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita comprender perfectamente el problema, y determinar en qué áreas existen las mejores posibilidades de mejoramiento. El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un problema difícilmente podrá ser resuelto.
Elaboración del Diagrama de Proceso
Para elaborar cada uno de los diagramas de proceso, es necesario cumplir una serie de principios a fin de presentar correctamente todas las actividades de modo que permita una clara interpretación de lo ocurrido durante un determinado proceso o procedimiento. Inicialmente, se deben conocer sus símbolos:Cuadro Nº 1. Simbolización del Diagrama de Proceso
Operación: Ocurre cuando un objeto está siendo modificado en sus caracteristicas, se está creando o agregando algo o se está preparando para otra operación, transporte, inspección o almacenaje. Una operación también ocurre cuando se está dando o recibiendo información o se está planeando algo. Ejemplos: Tornear una pieza, tiempo de secado de una pintura, un cambio en un proceso, apretar una tuerca, barrenar una placa, dibujar un plano, entre otros.
Transporte: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son movidos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos forman parte de una operacion o inspección. Ejemplos: Mover material a mano, en una plataforma en monomel, en banda transportadora, etc. Si es una operación tal como pasteurizado, un recorrido de un horno, etc., los materiales van avanzando sobre una banda y no se consideran como transporte esos movimientos.
Inspección: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son examinados para su identificación o para comprobar y verificar la calidad o cantidad de cualesquiera de sus características. Ejemplos: Revisar las botellas que están saliendo de un horno, pesar un rollo de papel, contar un cierto número de piezas, leer instrumentos medidores de presión, temperatura, entre otros.
Demora: Ocurre cuando se interfiere en el flujo de un objeto o grupo de ellos. Con esto se retarda el siguiente paso planeado. Ejemplos: Esperar un elevador, o cuando una serie de piezas hace cola para ser pesada o hay varios materiales en una plataforma esperando el nuevo paso del proceso.
Almacenaje .- Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son retenidos y protegidos contra movimeintos o usos no autorizados. Ejemplos: Almacén general, cuarto de herramientas, bancos de almacenaje entre las máquinas. Si el material se encuentra depositado en un cuarto para sufrir alguna modificación necesaria en el proceso, no se considera almacenaje sino operación; tal sería el caso de curar tabaco, madurar cerveza, entre otros.
Actividad combinada: Cuando se desea indicar actividades conjuntas por el mismo operario en el mismo punto de trabajo, los símbolos empleados para dichas actividades (operación e inspección) se combinan con el círculo inscrito en el cuadro.
Fuente: Gómez, F. (1995)
Los diagramas del proceso de la operación difieren ampliamente entre si como consecuencia de las diferencias entre los procesos que refleja por tanto no resulta practico utilizar un formato preparado que no mostrara sino información de identificación:
1. Identificación: este se indica a través de un titulo colocado en la parte superior del diagrama que dice "Diagrama de Proceso", además debe contener información referida al método (si es actual o propuesto) asunto diagramado, su fecha de elaboración así como el (los) nombre(s) del (los) diagramador(es) y el número de páginas del diagrama.
2. Se inicia en el extremo derecho de la hoja tomada para el diagrama hacia el extremo izquierdo de la misma, conforme se va desarrollando.
3. La primera vertical corresponderá al componente principal de la pieza a elaborar o aquel en el que se realice el mayor número de operaciones.
4. En el caso del diagrama de operaciones, para indicar el material que se utilizara en la obtención de cada componente (materia prima) se designara a través de una línea horizontal, sobre la cual se coloca una breve descripción del material. En cuanto al diagrama de proceso se coloca al inicio, un almacenaje del cual indica que el material se encuentra en el almacén de materia prima o de componentes.
5. Luego se procede a colocar cada una de las actividades según el orden en que ocurran, y al lado de las mismas, se anota una breve descripción de ellas.
6. Conforme se indican las actividades se enumeran de acuerdo a su ocurrencia. Dicha numeración debe colocarse dentro de los símbolos de cada actividad.
7. Este procedimiento debe cumplirse para todos los componentes que intervendrán en la obtención del producto final.
II. Diagrama Causa - Efecto
Un diagrama de Causa - Efecto es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. Algunas veces es denominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.Esta herramienta no ofrece respuesta a una pregunta, como otros diagramas; en el momento de generar el diagrama causa-efecto, normalmente se ignora si estas causas son o no responsables de los efectos. Por otra parte, los autores Zapata y Villegas (2006) establecen que "un diagrama causa-efecto bien organizado sirve como vehículo para ayudar a los equipos a tener una concepción común de un problema complejo, con todos sus elementos y relaciones claramente visibles a cualquier nivel de detalle requerido" (p. 74). Por lo tanto, este diagrama se debe utilizar cuando se pueda contestar "Sí" a una o a las dos preguntas siguientes: ¿Es necesario identificar las causas principales 1) de un problema? 2) ¿Existen ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema?
En este orden de ideas, los autores antes mencionados explican que para la elaboración del diagrama es posible proceder de dos formas: con la primera se trata de enlistar todos los problemas identificados, tipo “lluvia de ideas”, y de esta manera intentar jerarquizar cuáles son principales y cuáles son sus causas; la otra forma consiste en identificar las ideas principales y ubicarlas directamente en los “huesos primarios” y después comenzar a identificar causas secundarias, que se ubicaran en los “huesos pequeños”, que se desprenderán todos de las ramas principales.
Con frecuencia, las personas vinculadas de cerca al problema que es objeto de estudio se han formado opiniones sobre cuáles son las causas del problema. Estas opiniones pueden estar en conflicto o fallar al expresar la causa principales. El uso de un Diagrama de Causa y Efecto hace posible reunir todas estas ideas para su estudio desde diferentes puntos de vista. El desarrollo y uso de este tipo de diagramas son más efectivos después de que el proceso ha sido descrito y el problema esté bien definido. Para ese momento, los miembros del equipo tendrán una idea acertada de qué factores se deben incluir en el Diagrama.
Los Diagramas de Causa - Efecto también pueden ser utilizados para otros propósitos diferentes al análisis de la causa principal. El formato de la herramienta se presta para la planeación. Por ejemplo, un grupo podría realizar una lluvia de ideas de las “causas” de un evento exitoso, tal como un seminario, una conferencia o una boda. Como resultado, producirían una lista detallada agrupada en una categoría principal de cosas para hacer y para incluir para un evento exitoso.
Pasos para la elaboración de un Diagrama Causa - Efecto
Ishikawa (1953) propuso 8 pasos para la realización de estos diagramas:1. Identificar el resultado insatisfactorio que queremos eliminar, o sea, el efecto o problema.
2. Situarlo en la parte derecha del diagrama, de la forma más clara posible y dibujar una flecha horizontal que apunte hacia él.
3. Determinar todos los factores o causas principales que contribuyen a que se produzca ese efecto indeseado. En los procesos productivos es frecuente utilizar unos factores principales de tipo genérico denominados las 6M: materiales, mano de obra, métodos de trabajo, maquinaria, medio ambiente y mantenimiento. En los problemas de servicios son de utilidad: personal, suministros, procedimientos, puestos de trabajo y clientes. Estos factores principales no constituyen un elemento inmutable y pueden ser modificados según cada caso.
4. Situar los factores principales como ramas principales o espinas de la flecha horizontal.
5. Identificar las subcausas o causas de segundo nivel, que son aquellas que motivan cada una de las causas o factores principales.
6. Escribir estas subcausas en ramas de las ramas principales que les correspondan. El proceso seguiría descendiendo el nivel de las causas hasta encontrar todas las causas más probables.
De allí, se desprenden algunos consejos para elaborar y usar dicho diagrama:
1. Identificar todos los factores relevantes mediante consulta y discusión entre muchas personas. Para ello, puede ser útil utilizar la "tormenta de ideas".
2. Expresar el efecto y los factores tan concretamente como sea posible, pues la abstracción lleva a obtener resultados útiles.
3. Hacer un diagrama para cada característica. Por ejemplo, si estudiamos los fallos en el grosor y en la longitud de una barra de acero, hacer un diagrama para el grosor y otra para la longitud.
4. Escoger un efecto y unos factores que sean medibles.
5. Descubrir los factores sobre los que es posible actuar. Descubrir un factor sobre el que no es posible actuar no nos sirve para resolver el problema.
6. Asignar la importancia a cada factor objetivamente en base a datos.
7. Tratar de mejorar continuamente el diagrama de causa-efecto mientras es usado.