Presupuestos de Gastos de Administración y Presupuesto Capital

INTRODUCCIÓN 

Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo sí bien por costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuéstales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crítico.

Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o esta basado en él, sea éste explícito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

PRESUPUESTOS DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Los gastos de administración están constituidos por el conjun­to de erogaciones, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones relacionadas con el manejo y dirección de las operaciones generales de una empresa. Normalmente incluyen las funciones de gerencia, auditoria, contabilidad, crédito y cobranzas y oficinas generales.

Normalmente los gastos administrativos están sujetos a las políticas y decisiones de los directivos de una empresa. Además, tienen una característica especial y es que la mayoría de los gastos de administración son fijos, lo cual facilita el trabajo de presupuestarlos.

La estimación de los gastos administrativos se hace, por lo general, en base al análisis de los renglones de los gastos del año anterior y a los planes previstos para el año presupuestado. Esta estimación ha de ajustarse teniendo en cuenta los criterios fijados por la política de la dirección respecto a aumentos o disminuciones en las diferen­tes partidas.

Partidas que lo integran 

En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un análisis de los gastos efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las variantes. Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas. Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:

• Sueldos
• Cargas sociales
• Amortizaciones
• Seguros
• Mantenimiento de oficinas
• Papelería y útiles de librería

Responsable de su elaboración

• El responsable directo es el Gerente de Finanzas que tendrá a su cargo la tarea de coordinación y preparación formal de los presupuestos
• Los titulares de los respectivos departamentos dentro de cada área son los responsables por la confección de sus respectivas estimaciones sectoriales.
• En la elaboración de los planes y presupuestos deben participar todos los niveles de la administración.

Su importancia radica en que mediante este se determina en forma anticipada para el período de la proyección todos los gastos del período que no correspondan directamente a la financiación o la gestión de ventas; asimismo, se incluyen aquellos gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades de la empresa, ya que su contenido es tan amplio y que la determinación de su naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en particular.

PRESUPUESTO DE CAPITAL 

El presupuesto de capital o proyecto de inversión se refiere a las inversiones en el activo fijo o en el diseño de métodos y procedimientos necesarios para producir y vender bienes. Su horizonte de planeación y de control es de largo plazo, pues los conceptos que trata se utilizan o se mantienen durante varios ejercicios. Asimismo, sus resultados operativos y financieros pueden no ser inmediatos.

Debido a lo anterior, es posible que se corra el riesgo de que los activos, objeto del presupuesto de capital, puedan resultar improductivos, poco rentables u obsoletos, por lo que se recomienda realizar una evaluación técnica, económica y financiera de todas las variables que integran un proyecto de inversión. Un presupuesto de capital consta de tres fases:

1. Estudio exploratorio o anteproyecto.
2. Estudio preliminar o pre proyecto.
3. Estudio final o elaboración del proyecto.

Cada fase, por si misma, de elaboración y evaluación y en ellas se van eliminando aquellas situaciones u operaciones que resultan poco atractivas para un inversionista. Los estudios que comprenden un proyecto de inversión son:

a) El estudio de marcado: Define el mercado y el producto del proyecto.
b) El estudio técnico: Pronostica los recursos, instalaciones, equipo, logística y procedimientos para fabricar un determinado producto.
c) El estudio administrativo: Es aquel que señala la organización y el control de las actividades administrativas derivadas del proyecto.
d) El estudio financiero: Refleja monetariamente todo lo pronosticado en los estudios anteriores. Muestra la liquidez y la rentabilidad que se espera obtener del proyecto y, finalmente, las medidas que permitirán la evaluación del mismo.
Diferentes tipos de proyectos de inversión en bienes de capital
Partidas que lo integran

El presupuesto de capital está constituido, por dos presupuestos, el presupuesto de inversiones y el de financiación, tal como se puede apreciar en el siguiente cuadro:

PRESUPUESTO DE CAPITAL PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO... PERÍODO n
PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
(Aplicación de recursos)
.........................................
.........................................
TOTAL NECESIDAD DE FONDOS PREVISTA
PRESUPUESTO DE FINANCIACIÓN
(Origen de recursos)
...........................................
............................................
TOTAL OBTENCIÓN DE FONDOS PREVISTA
SUPERÁVIT/DÉFICIT DEL PERÍODO
=Origen de recursos-Aplicación de recursos.
SUPERÁVIT/DÉFICIT ACUMULADO

1. Presupuesto de inversiones: Recoge inversiones permanentes de carácter económico como proyectos de renovación, expansión o innovación (I+D), o de carácter financiero, como la concesión de un préstamo a largo plazo, atendiendo además las necesidades de financiación del fondo de maniobra necesario, y el reembolso de los capitales permanentes.
PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
(Aplicación de recursos) PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO...... PERÍODO n
I.INVERSIONES ECONÓMICAS PERMANENTES
- Proyecto nº
- Proyecto nº
- Proyecto nº
II. INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES
-Créditos y préstamos concedidos a largo plazo.
- Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.
- Cartera de renta.
- Cartera de control.
III. NECESIDADES DE FINANCIACIÓN DEL FONDO DE MANIOBRA
IV. AMORTIZACIÓN FINANCIERA
- Reembolso de empréstitos
- Devolución de préstamos recibidos a largo plazo.
- Reducción del capital social.
V. TOTAL NECESIDAD DE FONDOS PREVISTA = I+II+III+IV.

2. Presupuesto de financiación: Recoge por un lado las fuentes de financiación interna, es decir los recursos generados por la propia empresa, por otro lado las fuentes de financiación ajenas, tanto propias, aportaciones de los accionistas, como ajenas, leasing o préstamos a largo plazo, y además las posibles desinversiones motivadas por ejemplo por la recuperación de créditos a favor de la empresa, venta de una parte del inmovilizado, o reducción del fondo de maniobra necesario.
PRESUPUESTO DE FINANCIACIÓN
(Origen de recursos) PERÍODO 1 PERÍODO 2 PERÍODO... PERÍODO n
VI. FINANCIACIÓN INTERNA O AUTOFINANCIACIÓN
- Beneficios no distribuidos.
- Dotaciones para amortizaciones.
- Dotaciones para provisiones.
VII. FINANCIACIÓN EXTERNA PROPIA
- Ampliación de capital.
- Subvenciones.
VIII. FINANCIACIÓN EXTERNA AJENA PERMANENTE
- Suministradores de inmovilizado.
- Empréstitos.
- Préstamos a largo plazo.
IX. DESINVERSIONES
- Devolución de préstamos concedidos a largo plazo.
- Realización de la cartera de valores.
- Enajenación de inmovilizado técnico.
- Reducción del fondo de maniobra necesario.
X. TOTAL OBTENCIÓN DE FONDOS PREVISTA = VI+VII+VIII+IX.

Responsable de su elaboración

La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

Importancia 

Un buen presupuesto de capital sirve para determinar mejor la oportunidad de las adquisiciones de activos así como la calidad de los activos comprados. Este resultado es una consecuencia de la naturaleza de los bienes de capital y de sus productores. La importancia del presupuesto de capital es que la expansión de activos generalmente implica grandes gastos, antes de que una empresa gaste una gran cantidad de dinero, debe elaborar los planes adecuados.

Una empresa que desee poner en práctica un programa mayor de gastos de capital necesita planear su financiamiento con varios años de anticipación para asegurar de que dispondrá de los fondos requeridos para la expansión. Un gran número de factores se combinan para el presupuesto de mercantil se tal vez la decisión más importante de la administración financiera. Además, todos los departamentos de una empresa (Producción, Marketing, entre otros) son vitalmente afectados por las decisiones sobre presupuestos de capital. 

CONCLUSIÓN

La administración de hoy, debe tener muy claro hacia dónde va, con qué medios cuenta y que es lo que quiere lograr en el mediano y largo plazo. Está visto que para tener la posibilidad de crecer es indispensable tener una buena administración de los recursos y un buen control  del desarrollo de las actividades planeadas para llegar a los objetivos fijados.

Por todo esto es que resulta sumamente importante en la actualidad la planificación, la presupuestación de la actividad, para que las variables controlables estén planificadas  y controladas activamente por la administración y las no controlables se pueda tener una noción de las situaciones que se podrían presentar según su reacción o comportamiento.

Una vez definida la estrategia a largo plazo, donde se encuentran los objetivos de la empresa, y sus estrategias globales definidas por la alta gerencia o dirección, entra en juego el planeamiento táctico u operacional, qué se va a hacer, cuales son los recursos necesarios para llevar a cabo la acción, la cuantificación de las tácticas es el presupuesto.

Una vez realizada la ardua tarea de la presupuestación, es necesario la comparación de la misma con los datos de la realidad, ya que de nada serviría tener un  presupuesto de lo que va a suceder según nuestros pronósticos y no cotejarlo con la realidad que dicte el curso de la empresa. Esta comparación comienza  a partir de que se desarrollen los hechos en los períodos presupuestados. 

BIBLIOGRÁFÍA

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